Alugar o seu primeiro espaço de escritório é igualmente emocionante e aterrorizante. Se você trabalha em casa, onde a maioria das pequenas empresas começa, a despesa adicional pode ser assustadora. Deixando para trás as distrações e demandas de casa e família, no entanto, pode fazer uma grande diferença para a sua produtividade, e dar-lhe o espaço e a liberdade para contratar mais funcionários.

Antes de se arriscar e alugar seu primeiro espaço de escritório, você precisa definir suas necessidades e seu orçamento. Veja o que você precisa considerar.

Alugar uma sala comercial ou Coworking?

Se você tem uma pequena equipe ou está trabalhando sozinho e precisa sair da casa, os espaços de coworking têm muito a oferecer. São salas prontas, com mesas e cadeiras, Wi-Fi, decoração e muitas vezes oferecem comodidades como café e lanches. É mais acessível e conveniente e está disponível na maioria das cidades. Ele também é dimensionado para caber, do espaço em um ambiente de coworking aberto a escritórios privados para centenas de trabalhadores.

Alugar um escritório exige um pouco mais de esforço. Você precisará fazer orçamento para móveis, eletricidade, linhas telefônicas, Wi-Fi, decoração e cafeteira.

Escolhendo o local certo para seu escritório ou Coworking

Escolhendo o local ideal para o coworkingEncontrar espaço em áreas rurais pode ser um desafio. Nas cidades, pode ser caro. Se você já tem uma equipe, quer um local central fácil de acessar. Os centros urbanos tendem a ser prestigiados, de alto nível e têm vantagens de convenientes meios de transporte, restaurantes de bairro, lojas, academias e bares para relaxar e socializar depois do trabalho. Ao mesmo tempo, o trânsito e o estacionamento podem ser um pesadelo.

Se o endereço de uma cidade for absolutamente necessário, verifique se o estacionamento está acessível para sua equipe e para possíveis clientes. Por exemplo: estacionamento para seus funcionários e clientes. Estacionamento para bicicletas, visto que o ciclismo para o trabalho está se tornando mais comum.

Se o orçamento é uma preocupação, a ramificação para cidades menores ou subúrbios pode ser um escritório acessível e atraente. O mercado de Orlando, por exemplo, é incrivelmente caro. Cerca de 30 quilômetros de distância, histórico Sanford é um bairro de transição cercado por casas vitorianas. Encantadores prédios antigos de tijolos agora abrigam cervejarias artesanais e restaurantes independentes de alto nível, o espaço para escritórios é uma fração do custo de alugar em Orlando, o estacionamento é abundante e é conveniente o suficiente para atrair talentos de ponta.

Tamanho e Layout do escritório

Para um negócio em crescimento essa pode ser a pergunta mais difícil de responder. Quanto espaço de escritório você precisa? Você precisa de espaço suficiente para acomodar o número de funcionários que terá ao final do contrato. Se o espaço começar a ficar apertado e você estiver preso a um longo contrato, você tem opções hoje. Para maximizar um espaço menor, considere horários flexíveis e funcionários remotos, que são opções atraentes e podem ajudar a atrair talentos melhores.
Pense se você precisará do seguinte:
  • Sala de reuniões
  • Uma sala de descanso
  • Sala de amamentação
  • Cabines de telefone
  • Quaisquer outros quartos específicos

Estime as despesas do seu escritório 

Orçamento para o seu escritório pode ser complicado. Além do custo do aluguel, você pode ter que levantar fundos para serviços e utilidades, comprar móveis, material de escritório e decoração. Você precisará de máquinas de escritório, uma impressora comercial ou fax? Você precisará levar em consideração o custo de compra ou locação para aqueles também.
Sinalização e materiais impressos são outra consideração. No mínimo, você precisará do nome da empresa e do logotipo na porta e dos cartões de visita para os funcionários. Você também pode querer sinalização no consultório de seus serviços ou ofertas especiais, folhetos e outras peças informativas.

Faça uma planilha para as despesas esperadas e procure as áreas onde você pode cortar custos. Você pode economizar dinheiro fazendo as perguntas certas, como o que o contrato inclui e onde as ofertas podem ser negociadas. Algumas locações incluem utilitários, segurança, áreas comuns e estacionamento.

Também é importante ter uma reserva (capital de giro) para possíveis imprevistos com os gastos. Como reparos em caso de acidentes comuns, por exemplo se um encanamento é atingido enquanto os moveis são instalados, você deverá assumir os custou ou o aluguel inclui essas despesas de manutenção?

Antes de se estabelecer em um espaço, certifique-se de entender as letras miúdas dos aluguéis nos prédios que você está considerando. O que está incluído ou não pode promover ou interromper a acessibilidade.

Personalize o seu espaço 

É o seu escritório e você quer se sentir confortável nele. Pintura, papel de parede e pendurar decorações são possíveis sob a maioria dos termos de locação, mas antes de começar a arrancar paredes e colocar em sancas, verificar o contrato e verifique com o proprietário.
 

Tempo de locação

Você pode economizar dinheiro assinando um contrato mais longo, pois o proprietário pode cobrar uma tarifa menor por mês, mas o espaço será adequado em um ano? Cinco anos? Se você tiver certeza de que o espaço é suficiente (ou se os termos de saída são razoáveis), uma concessão longa pode ser uma boa estratégia a longo prazo. Se os aluguéis sobem, você está trancado, evita as despesas e a inconveniência de se mudar, e quem realmente quer se mudar, afinal?

Saída estratégica

Se a sua empresa crescer e precisar de um espaço maior antes do tempo estabelecido no contrato, você precisará entender como pode legalmente quebrar o contrato. Muitas vezes, as locações possuem cláusulas para a saída, apenas certifique-se de entender o momento que você deve dar o aviso e quanto vai custar. Se não houver disposições no contrato, não se esqueça de perguntar sobre elas antes de assinar.

Escolha sabiamente

Se você decidir obter um espaço para escritório, faça com sabedoria. Considere seus funcionários, quem são ou quem você provavelmente contratará. As pessoas mais jovens podem estar mais confortáveis em um conceito moderno de escritório aberto, onde podem colaborar; pessoas mais velhas podem preferir a privacidade de escritórios separados. A cultura da sua empresa depende muito da configuração e do ambiente dos arredores. Quanto mais confortável e em casa seus trabalhadores estiverem, mais felizes eles estarão. Sua felicidade refletirá na qualidade de seu trabalho e em sua saúde geral.

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